W większych przedsiębiorstwach, w których funkcjonują działy zakupów, jest potrzeba sprawnego zarządzania zamówienia do dostawców. Jest wiele obszarów, w których przetwarza się zamówienia do dostawców. Przedstawiony system do zamówień został wykonany i wdrożony przez Galactica dla przedsiębiorstwa z branży opakowań i jest dedykowany dla gromadzenia zamówień na materiały eksploatacyjne i biurowe.
Ciekawym elementem tego rozwiązania jest zastosowanie zintegrowanego systemu powiadamiania oraz akceptowania przesyłanych dostawcom zamówień wraz z automatycznym system aktualizacji danych dostawcy. Oprogramowanie funkcjonuje w postaci aplikacji internetowej, zatem dostęp do jej narzędzi mają wszyscy pracownicy firmy oraz w pewnym zakresie dostawcy.
Zadania i funkcjonalności:
Oprogramowanie realizuje proces zamawiania opisany przez klienta. Każdy uprawniony pracownik może złożyć zamówienie, które jest następnie zatwierdzane przez odpowiedniego pracownika. W wyniku zatwierdzenia, w którym określa się także źródło finansowania, zamówienie trafia do działu zakupów. W dziale zakupów prowadzone są działania mające na celu uzyskanie oferty i wybranie dostawcy. Po wybraniu dostawcy zamówienie jest przekazywane drogą e-mail. Dostawcy dokonują przyjęcia zamówienia do realizacji i mogą opcjonalnie określić termin dostawy. W trakcie przyjęcia zamówionych produktów przez magazyn firmy, dokonywana jest kontrola, po czym wysyłane są powiadomienia do zainteresowanych osób o zrealizowaniu dostawy oraz faktyczne przekazanie przedmiotu dostawy. Dzięki raportom i zestawieniom możliwa jest kontrola stanu zamówionych i zrealizowanych zamówień. System udostępnia szybkie wyszukiwanie zamówień w celach kontroli wg różnych kryteriów (zamawiający, dostawca, asortyment). Ponadto baza danych jest zintegrowana z innymi systemami funkcjonującymi w przedsiębiorstwie, z których pobierane są aktualne listy obiektów (pracownicy, asortyment, dostawcy/kontrahenci).
Elementy systemu:
- Baza asortymentu - zawiera kartoteki asortymentu w hierarchicznej strukturze
- Dostawcy - baza dostawców wraz z przypisaną bazą dostarczanego asortymentu, proces zatwierdzania nowych dostawców
- Zamówienia - rejestr zamówień powiązany z bazą asortymentu i dostawców. Przygotowywanie zamówień oraz akceptacja przez osoby odpowiedzialne w firmie oraz przez dostawcę.
- Dostawy - rejestracja dostaw oraz ocena jakościowa i ilościowa dostawy
- Panel dla dostawców - dostęp do listy zamówień oraz dostaw
- Struktura organizacyjna firmy oraz użytkownicy i uprawnienia
- Wydruki - generowanie dokumentów (formularzy, potwierdzeń, ocen)
- Powiadomienia - wysyłanie potwierdzeń, przypomnień, informacji (np. za pomocą e-mail, SMS)
Galeria
Korzyści z wdrożenia systemu
- Skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie zamówień, grupowanie ich oraz zamawianie wielu produktów u tego samego dostawcy
- Lepsza kontrola dostawców poprzez element systemu dot. kontroli dostawy
- Łatwy dostęp do systemu dla nieograniczonej liczby pracowników dzięki architekturze internetowej
- Zawsze aktualna baza danych dostawców dzięki mechanizmom do zdalnej aktualizacji
- Prosty monitoring dzięki gotowym raportom i zestawieniom
Zobacz także
oprogramowanie do obsługi zamówień
Zarządzanie zamówieniami