• Informacje
  • Procesy i dokumenty
  • Reklamacje
  • Niezgodności
  • Audyty
  • Inne
W każdej firmie, w drodze realizacji procesów biznesowych, mogą ujawniać się niedomagania i niezgodności, które bezpośrednio wpływają na wszelkiego rodzaju utrudnienia w funkcjonowaniu firmy, generują niezadowolenie klientów, a pośrednio ujawniają się w wynikach finansowych. Obserwacja przedsiębiorstwa, podejmowanie stosownych działań korygujących i zapobiegawczych pozwala aktywnie doskonalić firmę i dostosowywać ją do zmieniających się realiów rynkowych.

Aby zapewnić firmie unormowaną filozofię wspomagania doskonalenia przedsiębiorstwa wdraża się w organizacji system jakości. W systemach jakości zgodnych z normą ISO 9001 jedną z głównych zasad jest ciągłe doskonalenie procesów realizowanych w firmie. Doskonalenie procesów odbywa się m.in. poprzez:
  • Niezgodności- Obserwację oraz identyfikację niezgodności, analizę i podejmowanie działań korygujących i zapobiegawczych
  • Reklamacje - Przetwarzanie reklamacji od klientów i do dostawców oraz podejmowanie działań korygujących i zapobiegawczych
  • Zagrożenia - Identyfikowanie zagrożeń i podejmowanie działań zapobiegawczych
  • Audyty - Audytowanie procesów i komórek organizacyjnych i w konsekwencji identyfikację niezgodności i zagrożeń
  • Pomysły racjonalizatorskie - Przetwarzanie wniosków pracowników, usprawniające procesy, a tym samym działanie przedsiębiorstwa

Galactica oferuje oprogramowanie wspomagające zarządzanie jakością dopasowane do potrzeb klienta, a co ważniejsze do procedur systemu jakości, który funkcjonuje w przedsiębiorstwie. Mają Państwo pewność, że ewentualne zmiany w dokumentacji ograniczą się jedynie do aktualizacji oraz wzbogacenia procedur i instrukcji o nowy kanał przetwarzania informacji. W tym celu otrzymają Państwo od Galactica stosowne instrukcje, które pomogą w formalnym wdrożeniu zmian.

Oprogramowanie do zarządzania jakością oferuje następujące korzyści:
  • Ograniczenie kosztów związanych z przetwarzaniem reklamacji od klientów
  • Wymuszenie stosowania procedur zgodnych z systemem jakości poprzez zaprogramowany workflow dla przetwarzania informacji
  • Upowszechnienie systemu jakości i włączenie praktycznie wszystkich pracowników przedsiębiorstwa w proces doskonalenia
  • Centralizacja zapisów systemu jakości w jednej spójnej aplikacji
  • Nadzór nad podejmowanymi działaniami poprzez systemy powiadomień i przypomnień
  • Dodatkowa motywacja i mobilizacja pracowników do stosowania założeń systemu jakości poprzez analizowanie ich aktywności w systemie
  • Szybki dostęp do danych wynikowych, w celu oceny realizacji procesów poprzez raporty z reklamacji, audytów i niezgodności
  • Możliwość premiowego wynagrodzenia
  • Zwiększenie satysfakcji klientów poprzez sprawną realizację reklamacji i wdrażanie działań zapobiegawczych
  • Zwiększenie efektywności całego systemu jakości poprzez informatyzację

Wybrane realizacje:
System obsługi wniosków racjonalizatorskich w przedsiębiorstwie produkcyjnym
System do zarządzania reklamacjami w przedsiębiorstwie branży motoryzacyjnej
System do zarządzania audytami BHP w przedsiębiorstwie produkcyjnym

Zobacz także
Zarządzanie produkcją
Oprogramowanie do zarządzania produkcją
Ważnym aspektem organizacji przedsiębiorstwa jest znajomość procesów zachodzących w jego działalności. Tak jak dobra znajomość budowy organizmu ludzkiego pozwala lekarzom nas leczyć, a nam samym utrzymać dobrą kondycję i zdrowie, tak prawidłowe opisanie procesów przedsiębiorstwa zapewnia nadzór nad jego sprawnym funkcjonowaniem i ułatwia oraz przyspiesza podejmowanie jakichkolwiek działań. W pełni zdefiniowana struktura procesów będzie stanowić swoistą encyklopedię działań, a w razie konieczności przeprowadzenia jakiejś złożonej operacji zapewni sprawny dostęp do informacji. Powiązanie procesów z dokumentacją pozwoli na kompleksowe księgowanie wytycznych, co jest szczególnie istotne w przypadku dużych przedsiębiorstw o rozproszonej strukturze wiedzy.
Procesy i dokumenty

Oprogramowanie do jakości w obszarze procesów i dokumentacji zawiera:
  • Drzewo procesów - struktura pozwalająca zaprojektować bazę procesów w przedsiębiorstwie.
  • Definiowanie procesów - przypisanie procesów do odpowiednich komórek, opis procesu, powiązanie z innymi procesami i dokumentacją. Określenie informacji wejściowych i wyjściowych. System do ISO zapewnia również zaprojektowanie mapy procesu z użyciem wbudowanego narzędzia graficznego. Obsługa bloków w diagramie jest niezwykle prosta i umożliwia podpięcie dokumentacji pod wybrane elementy.
  • Mierniki i wyniki - dla procesu można określić mierniki, zdefiniować cykl pomiarowy i osoby odpowiedzialne, które w odpowiednich momentach będą otrzymywały komunikaty systemowe o potrzebie wypełnienia tablic wyników.
  • Działania - dla mierników jest możliwość określenia działań korygujących na podstawie zgłoszonych niezgodności, a system raportowy pozwala wydrukować wykres przebiegu miernika pareto lub pobrać szablon XLS z dysku komputera i wypełnić ten plik danymi.
  • Katalog dokumentów - katalog pozwala na zarządzanie bazą dokumentów. Poszczególne teczki zdefiniowane są w strukturze drzewiastej. Ułatwia to przeglądanie i wyszukiwanie dostępnej dokumentacji. Jeden dokument może być przypisany do wielu teczek.
  • Pliki - w obrębie jednego dokumentu może być załączonych wiele plików (dowolne rozszerzenia). Każdy plik może mieć status Aktywny lub Archiwalny. Pliki tekstowe są zapisane w bazie w taki sposób, aby można było wyszukiwać po ich zawartości za pomocą wyszukiwarki wbudowanej w program do dokumentacji.
  • Lista przeglądu dokumentów - ułatwia nadzór nad przeglądem i opiniowaniem dokumentacji. Ewidencjonuje obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. Pozwala powiadomić odpowiednie jednostki o konieczności zapoznania się z nowymi wersjami dokumentacji.
  • Relacje z innymi obiektami - dokument można powiązać z procesami lub audytami (gdy np.dokumentacja stanowi obszar audytowania).
  • Własności - metryka dokumentu może zawierać dowolne własności, tj charakterystyczne dla danego przedsiębiorstwa dane opisujące dokument. Własności te przydają się do generowania raportów zestawieniowych (np ile? kiedy? gdzie? dokumentów o danej własności zostało wykorzystanych w danej operacji).

Korzyści z wdrożenia systemu do procesów i dokumentacji
  • Uporządkowanie dokumentacji przedsiębiorstwa.
  • Szybki dostęp do potrzebnej dokumentacji dzięki jednej centralnej lokalizacji plików.
  • Ewidencja przeglądu dokumentów w pełni zautomatyzowana dzięki powiadomieniom wysyłanym do właściwych osób.
  • Prosta struktura procesów w formie drzewa. Możliwość graficznego przedstawiania procesów i szybki dostęp do dokumentów powiązanych z elementami diagramu - klikasz na element i widzisz listę powiązanych dokumentów.
  • Możliwość rejestrowania wyników dla zdefiniowanych mierników procesów oraz późniejsze ich wykorzystanie w raportach i zestawieniach.
Reklamacje od klientów
Każdemu procesowi obsługi klientów może towarzyszyć niezadowolenie klienta z produktów i usług. Generowane są wtedy reklamacje, które dostarczają informacji o przedmiocie reklamacji i zakresie niezgodności. W procesie przetwarzania reklamacji jest ona analizowana, podejmowane są działania naprawcze, mające na celu usatysfakcjonowanie klienta, a następnie działania korygujące i zapobiegawcze, których celem jest udoskonalenie procesu. W wyniku reklamacji mogą także powstać niezgodności, które przetwarzane są w odrębnym procesie.
Prosty proces reklamacyjny

Oprogramowanie do jakości w obszarze reklamacji zawiera:
  • Klienci - baza danych klientów zgłaszających reklamacje
  • Produkty i usługi - opcjonalnie przedmiot reklamacji może być zintegrowany z bazą produktów i usług, co daje większe możliwości raportowe
  • Reklamacje - baza reklamacji zgłaszanych przez klientów i do dostawców wraz z narzędziami do przeglądania i wyszukiwania, gromadzenie dokumentacji reklamacyjnej, w tym plików foto i video
  • Działania - podejmowane w celu naprawy i zapobiegania powstawaniu reklamacji w przyszłości
  • Raporty - zestaw narzędzi do kontroli i analizowania bazy reklamacji
  • Powiadomienia - aktywne powiadamianie uczestników procesu reklamacyjnego w celu sprawnej realizacji, przypomnienia o konieczności podjęcia działań i oceny skuteczności podjętych działań
  •  

Reklamacje do dostawców
Galactica posiada także doświadczenie w budowaniu systemów reklamacyjnych do dostawców, które mogę być zintegrowane z systemem zamówień i oceny dostaw. W procesie realizacji cyklicznych i masowych dostaw materiałów i produktów niezbędnych do produkcji mogą powstawać reklamacje wynikające z poziomu jakości dostaw, niezgodności ilościowych w dostawach czy niezgodności cech charakterystycznych (w zakresie wymagań produkcyjnych). Poprzez system reklamacyjny rejestrowane są nowe zgłoszenia, które następnie są wysyłane do dostawców. Dostawcy posiadają dostęp do systemu reklamacyjnego firmy i bezpośrednio w nim dokonują opiniowania i rozpatrywania reklamacji. Dzięki takiemu podejściu, całość procesu reklamacyjnego odbywa się w jednym systemie, co zapewnia wysoką skuteczność podejmowanych działań korygujących i zapobiegawczych.

Korzyści z wdrożenia systemu reklamacyjnego
  • Aktywne doskonalenie przedsiębiorstwa, gdzie reklamacje są nie tylko rozpatrywane, ale i podejmowane są działania korygujące i zapobiegawcze
  • Nadzór nad procesem realizacji podejmowanych działań i mobilizacja pracowników poprzez aktywne przypomnienia i powiadomienia
  • Możliwość analizy bazy reklamacji za pomocą raportów w ujęciu klientów, produktów i usług, a także pracowników realizujących reklamowane usługi
  • Jeden spójny system przetwarzający reklamacje
Doskonalenie przedsiębiorstwa musi być prowadzone przy współudziale pracowników. Pracownicy obserwują realizację procesów i wykrywają niezgodności w działaniu firmy. Dzięki oprogramowaniu Galactica można wspomagać proces rejestracji oraz przetwarzania niezgodności identyfikowanych w przedsiębiorstwie. Architektura rozwiązania internetowego Galactica zapewnia łatwy dostęp do systemu wszystkim uprawnionym pracownikom oraz umożliwia przetwarzanie niezgodności w rozproszonym środowisku pracowników. Drugim źródłem wykrywania niezgodności są działania audytowe, prowadzone przez audytorów wewnętrznych firmy. W procesie audytowania badane są procesy firmy, w wyniku czego mogą zostać wykryte niezgodności.

Proces przetwarzania niezgodności opiera się na analizie i ocenie zarejestrowanych uwag i wniosków. W wyniku tej analizy z reguły planowane są oraz podejmowane działania. W zależności od charakteru przedsiębiorstwa, procesu i potrzeb systemu jakości, podjęte działania mogą mieć charakter krótkoterminowy (natychmiastowe usunięcie przyczyn i skutków) oraz charakter długoterminowy (często na wiele miesięcy, mający na celu usunięcie przyczyn i trwałe wprowadzenie poprawnych działań). Podjęte działania mogą i powinny podlegać jednostkowej lub okresowej weryfikacji, w wyniku której dokonywana jest ocena skuteczności podjętych działań.
Prosty proces reklamacyjny

Główne elementy systemu niezgodności (oprogramowanie do ISO)
  • Procesy - baza procesów, w których mogą wystąpić niezgodności
  • Jednostki organizacyjne - struktura organizacyjna firmy, w tym jednostki i wydziały, w których powstają niezgodności
  • Niezgodności - baza niezgodności zgłaszanych przez pracowników wraz z narzędziami do przeglądania i wyszukiwania, gromadzenie dokumentacji, w tym plików foto i video
  • Działania - podejmowane w celu naprawy i zapobiegania powstawaniu niezgodności wraz z narzędziami do przeglądania i przypominania o konieczności realizacji zaplanowanych działań
  • Raporty - zestaw narzędzi do kontroli i analizowania bazy niezgodności
  • Powiadomienia - aktywne powiadamianie uczestników procesu przetwarzania niezgodności w zakresie przypomnienia o konieczności podjęcia i weryfikacji działań
  •  

Korzyści z wdrożenia systemu obsługi niezgodności
  • Aktywne doskonalenie przedsiębiorstwa poprzez skuteczne usuwanie i zapobieganie powstawaniu nieprawidłowości
  • Nadzór nad procesem realizacji podejmowanych działań i mobilizacja pracowników poprzez aktywne przypomnienia i powiadomienia
  • Możliwość analizy bazy niezgodności za pomocą raportów w ujęciu procesów, obszarów przedsiębiorstwa (ludzie, jednostki organizacyjne, wydziały, piony technologiczne)
  • Jeden spójny system przetwarzający niezgodności
Systemy jakości zgodne z normą ISO 9001 zakładają planowanie i realizację zorganizowanych działań mających na celu monitorowanie procesów przedsiębiorstwa. W tym celu okresowo w firmie planowane są działania audytowe, które mogą dotyczyć następujących obszarów:
  • Ludzie i stanowiska
  • Jednostki organizacyjne firmy - komórki organizacyjne i wydziały
  • Procesy
  • Piony produkcyjne - linie produkcyjne i piony technologiczne
Audytowanie może być realizowane z uwagi na powiązanie wybranych obszarów (np. wybrany proces w danym wydziale firmy). Wynikiem planowania audytów jest tzw. harmonogram audytów, który określa obszary audytowania, cele oraz szczegółowy zakres audytu (np. pytania i polecenia audytowe). Za realizację audytów odpowiadają dedykowani audytorzy wewnętrzni firmy, którzy wraz z zespołem audytowym (np. specjaliści lub uczestnicy audytowanego procesu) przeprowadzają procedurę audytową. W wyniku audytu generowane są wnioski i potencjalne niezgodności, jeśli działania audytowe ujawnią nieprawidłowości. Niezgodności natomiast przetwarzane są wg odrębnego procesu, który także może być oprogramowany poprzez oprogramowanie do ISO firmy Galactica (szczegóły w poprzedniej zakładce).
Prosty proces audytowania
Ponieważ proces audytowy jest rozłożony w czasie, istotnym elementem oprogramowania Galactica jest system powiadomień, który informuje wszystkie zainteresowane osoby w firmie: o zaplanowaniu audytów, konieczności ich przeprowadzanie i wprowadzeniu stosownych informacji do bazy danych.
Główne elementy systemu audytów
  • Procesy - baza procesów, w których mogą wystąpić niezgodności
  • Jednostki organizacyjne - struktura organizacyjna firmy, w tym stanowiska, jednostki i wydziały, w których powstają niezgodności
  • Piony produkcyjne - baza obszarów produkcyjnych firmy dla potrzeb audytowania
  • Plan audytów - harmonogram prowadzenia audytów
  • Słowniki audytowe - zestaw pytań, mierników i szablonów audytów
  • Audyty - baza zdefiniowanych audytów wraz z narzędziami do przeglądania i wyszukiwania, gromadzenie dokumentacji w tym plików foto i video
  • Raporty - zestaw narzędzi do kontroli i analizowania bazy audytów
  • Powiadomienia - aktywne powiadamianie uczestników procesu audytowego w zakresie przypomnienia o konieczności podjęcia i działań
  •  

Korzyści z wdrożenia systemu obsługi audytów
  • Aktywne doskonalenie przedsiębiorstwa poprzez zaplanowane i skuteczne monitorowanie przedsiębiorstwa
  • Nadzór nad procesem realizacji audytów i mobilizacja pracowników poprzez aktywne przypomnienia i powiadomienia
  • Możliwość analizy bazy audytów za pomocą raportów w ujęciu procesów, obszarów przedsiębiorstwa (ludzie, jednostki organizacyjne, wydziały, piony technologiczne)
  • Jeden spójny system i baza danych audytowych
  • Skrócenie czasu przygotowywania planu audytów i informowania o zaplanowanych audytach
  • Zwiększenie skuteczności i terminowości działań audytowych
  • Przyjazny wgląd w proces audytowy dla kadry zarządczej
Oprogramowanie do jakości Galactica może zawierać także inne moduły wspomagające system jakości firmy:
  • Zagrożenia - wprowadzanie i przetwarzanie zidentyfikowanych zagrożeń oraz podejmowanie działań zapobiegawczych
  • Ocena dostawców - utrzymanie wysokiej jakości dostaw materiałów i produktów wykorzystywanych do produkcji
  • Nadzór nad narzędziami kontrolno-pomiarowymi - kontrola jakości produkcji opiera się na wykorzystaniu sprzętu kontrolno-pomiarowego, który należy utrzymywać w stanie sprawności i ważnej legalizacji. Więcej o module TUTAJ
  • Dokumentacja Systemu Jakości - nadzór nad dostępem i procesem dostosowywania procedur, instrukcji i formularzy
  • Procesy - identyfikacja i charakterystyka procesów firmy
  • Kontrola jakości - ewidencja przeprowadzonych kontroli jakości w przedsiębiorstwie z ujęciem trzech obszarów kontrolowania: dostaw, produkcji, produktu finalnego.
  • Usterki - przetwarzanie informacji dotyczących usterek i awarii
  • Wnioski racjonalizatorskie - przetwarzanie pomysłów generowanych przez pracowników, związanych z usprawnieniami w przedsiębiorstwie. Systemy jakości opierają się na nieustannym doskonaleniu przedsiębiorstwa. Podstawą jest, aby każdy pracownik miał świadomość potrzeby doskonalenia oraz aktywnego uczestniczenia w tym procesie. Jednym ze sposobów jest przetwarzanie tzw. wniosków racjonalizatorskich - pomysłów na usprawnienie przedsiębiorstwa, w tym: obniżanie kosztów działalności, poprawę bezpieczeństwa, podwyższenie wydajności i komfortu pracy. Aby dowiedzieć się więcej, zajrzyj TUTAJ