Systemy jakości opierają się na nieustannym doskonaleniu przedsiębiorstwa. Podstawowym wymaganiem jest, aby każdy pracownik miał świadomość potrzeby doskonalenia oraz aktywnie uczestniczył w tym procesie. Jednym ze sposobów jest przetwarzanie tzw. wniosków racjonalizatorskich (pomysłów na usprawnienie przedsiębiorstwa, w tym: obniżanie kosztów działalności oraz poprawę bezpieczeństwa). Wiele firm stosuje dodatkowe elementy motywacje aby zmobilizować pracowników do aktywnego uczestniczenia w tym procesie, wdrażając dodatkowo system premiowy, który gwarantuje pomysłodawcom dodatkowe wynagrodzenie (jeśli jego wnioski zostaną zrealizowane oraz podjęte działania będą skuteczne). Przedstawiony system został wykonany i wdrożony przez Galactica w przedsiębiorstwie przemysłowym i objął grupę ponad tysiąca pracowników, dając kilkaset wdrożonych działań w pierwszym roku funkcjonowania.
Zadanie:
- usprawnić dotychczasowe papierowe rozwiązanie, oparte na wypełnianiu papierowych formularzy zgłaszania usprawnień
- centralna baza wszystkich pracowników firmy (pomysłodawców), gdzie każdy może się zalogować i zgłosić pomysł usprawniający pracę
- wzbogacenie wniosków aby zawierały opis sytuacji obecnej oraz przewidywanie skutków wprowadzenia usprawnienia w życie
- uzyskanie: realnych oszczędności dla firmy, zwiększenie bezpieczeństwa pracy, zwiększenie wydajności itp.
- określanie kosztu wprowadzenia zmian wynikających z wniosków - koszty określa autor wniosku oraz jego kierownik (lub inna osoba odpowiedzialna)
- wprowadzenie opiniowania i zatwierdzania wniosków - osoby uprawnione przeprowadzają dyskusję na temat usprawnienia; historia dyskusji zapamiętywana z podziałem na wątki, przyjmowanie lub odrzucanie wniosków
- wprowadzenie kontrolingu wprowadzonych zmian; co kwartał następuje weryfikacja jakie rzeczywiście korzyści przyniosło wdrożenie
- wprowadzenie systemu nagród dla pracowników - pracownicy otrzymują premie za wdrażane wnioski; premie wypłacane co pewien okres czasu; system tworzy automatyczne zestawienie potencjalnych premii dla pracowników
- automatyzacja powiadomień - mailowy system powiadomień o prośbach o wycenę czy opinię (także tablica informacyjna)
- system raportowania z wykresami
Elementy systemu, etapy przetwarzania wniosków:
- Zgłoszenie - wniosek zgłaszany przez pracownika (określenie sytuacji obecnej i oczekiwanej; określenie potencjalnych korzyści wymiernych i niewymiernych; określenie kosztu wprowadzenia w życie)
- Opinia - opiniowanie wniosku przez osoby do tego uprawnione; prośba o opinię - odpowiedź; opinie mogą być pozytywne i negatywne; końcowa opinia musi być pozytywna
- Wycena - poza wstępną wyceną zgłaszającego wniosek, wykonywana jest wycena przez osoby upoważnione; wycen może być kilka; kierownik wydziału decyduje która wycena jest najbardziej trafna
- Kontrola - kontrola rzeczywistych korzyści po wdrożeniu wniosku (w jakim kwartale, jaka oszczędność, kto wykonywał kontrolę)
- Dziennik wypłat - odnotowywanie rzeczywistych wypłat premii dla pracowników; każdy wpis resetuje naliczanie kolejnych nagród - nagrody są wyliczane od ostatniej rzeczywistej wypłaty.
Galeria
Korzyści z wdrożenia systemu
- Większa motywacja pracowników do zgłaszania wniosków poprzez dostępność systemu i dostęp do procesu przetwarzania
- Gwarancja wypłaty i jawność procesu
- Łatwy kontroling procesu i dostęp do analizy bazy wniosków
- Poprawa efektywności i skuteczności podejmowanych działań poprzez narzędzia do weryfikacji działań
Zobacz także
Oprogramowanie do ISO
Oprogramowanie do zarządzania jakością
Zarządzanie reklamacjami